Starfsreglur stjórnar Eyþings

Starfsreglur stjórnar Eyþings

 1.      Almennt

a)       Starfsreglur stjórnar byggja á lögum Eyþings. Þær fjalla nánar um hlutverk og framkvæmd starfa stjórnar, verkaskiptingu stjórnar og samskipti hennar, formanns stjórnar og framkvæmdarstjóra. Þeim er ætlað að tryggja gagnsæi og fagmennsku í starfi stjórnar Eyþings.

b)      Stjórn ber ábyrgð á þeim verkefnum sem henni eru falin skv. lögum Eyþings.

c)       Stjórnarmenn skulu ávallt hafa að leiðarljósi grunnreglur góðrar stjórnsýslu m.a. um gagnsæja og upplýsta ákvarðanatöku og að lögmæt og málefnaleg sjónarmið umfram persónulega hagsmuni ráði för við stjórn Eyþings.

d)      Allir stjórnarmenn skulu fá eintak af starfsreglum stjórnar Eyþings og lögum Eyþings. Skulu starfsreglurnar teknar til umræðu á fyrsta stjórnarfundi eftir aðalfund þegar breyting hefur orðið á stjórn. Stjórnarmenn skulu staðfesta þær starfsreglur sem stjórnin setur sér með undirritun sinni.

 2.      Skipan stjórnar.

a)       Um skipan stjórnar fer eftir því sem segir í V. kafla í lögum Eyþings.

 3.      Skyldur stjórnar.

a)       Stjórnarmönnum í Eyþingi ber að mæta á alla boðaða fundi þ.e. stjórnarfundi og aðalfundi nema lögmæt forföll hamli. Stjórnarmönnum er heimilt að taka þátt í fundarstörfum með notkun rafræns miðils, síma eða annars konar fjarfundabúnaðar.

b)      Tilkynna skal forföll tímanlega til framkvæmdarstjóra. Aðalmaður skal boða varamann í sinn stað.

c)       Málefni stjórnarfunda Eyþings eru bundin trúnaði, þegar það á við eftir sömu sjónarmiðum og gilda um umfjöllun einstakra mála á vettvangi sveitarstjórna.

d)      Stjórnarmenn skulu kynna sér efni sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011 og laga um byggðaáætlun og sóknaráætlanir nr. 69/2015.

e)      Stjórnarmenn fylgja almennum reglum um hlutverk og valdmörk stjórna og fylgja þeim samskiptareglum sem um stjórnarsetu gilda.

f)        Stjórnarmenn eiga rétt á að kynna sér öll þau gögn og upplýsingar sem þarf til að hafa fullan skilning á rekstri Eyþings og til að taka upplýstar ákvarðanir.

g)       Ef ákvarðanir stjórnar hafa í för með sér fjárútlát ber henni að gera grein fyrir því hvernig þeim skuli mætt.

h)      Stjórnarmenn eiga að stuðla að góðum starfsanda innan stjórnarinnar og milli stjórnar og framkvæmdarstjóra.

 4.      Verksvið stjórnar.

a)       Starf stjórnar fer almennt fram á stjórnarfundum.

b)      Stjórn er heimilt að taka einstök mál til meðferðar og ákvörðunar með rafrænum hætti utan hefðbundins stjórnarfundar, enda krefjist framkvæmdarstjóri eða stjórnarmaður þess ekki að það sé til lykta leitt með hefðbundnum hætti. Mál verða ekki afgreidd með rafrænum hætti nema afstaða allra stjórnarmanna komi fram.

c)       Stjórn hefur ásamt framkvæmdarstjóra forystu um að móta stefnu Eyþings til skemmri og lengri tíma á grundvelli samþykkta og áherslumála aðalfundar.

d)      Stjórn hefur eftirlit með rekstri Eyþings og sér um að lögum, reglugerðum, samþykktum og markaðri stefnu sé fylgt.

e)      Stjórnarmenn mega ekki hlutast til um störf starfsmanna.

f)        Stjórn Eyþings getur sett á laggirnar nefndir um málefni sem taka þarf á sérstaklega.

 5.      Hlutverk formanns.

a)       Formaður stjórnar kemur fram fyrir hönd stjórnar, þ.á.m. gagnvart framkvæmdastjóra og skulu aðrir stjórnarmenn ekki tjá sig opinberlega um málefni Eyþings nema þeim sé það sérstaklega falið.  Formaður stjórnar getur falið framkvæmdastjóra það að einhverju eða öllu leyti en framkvæmdarstjóri kemur fram fyrir hönd Eyþings í málum sem varða daglegan rekstur þess.

b)      Formaður ber meginábyrgð á verklagi stjórnar og skal sjá til þess að stjórnin fái sinnt hlutverki sínu með virkum hætti og að stjórnarmenn séu upplýstir um þau mál sem til umfjöllunar eru hjá félaginu á hverjum tíma.

c)       Formaður stjórnar stýrir stjórnarfundum og setur fundum dagskrá í samstarfi við framkvæmdastjóra.

d)      Formaður stjórnar skal tryggja að á stjórnarfundum sé nægilegur tími gefinn til umræðna og ákvarðanatöku, sérstaklega hvað varðar stærri og flóknari mál.

e)      Formaður stjórnar þarf að gæta þess að allir stjórnarmenn fái sömu upplýsingar.

f)        Formaður stjórnar skal ekki taka að sér önnur störf fyrir Eyþing en þau sem teljast eðlilegur hluti starfa hans sem formanns stjórnar, að undanskildum einstökum verkefnum sem stjórnin felur honum að vinna fyrir sig.

 6.      Fundir og boðun þeirra.

a)       Boða skal til fyrsta stjórnarfundar nýrrar stjórnar svo fljótt sem kostur er, þó eigi síðar en mánuði frá kosningu stjórnar. Formaður stýrir fundi. Stjórn kýs sér varaformann. Stjórnin getur kosið ritara úr sínum hópi eða falið framkvæmdastjóra ritun fundargerða stjórnar skv. grein 5.1. laga Eyþings.

b)      Framkvæmdarstjóri í umboði formanns stjórnar boðar til stjórnarfunda. Stjórnarfundi skal boða með rafrænum hætti með minnst sjö sólarhringa fyrirvara. Dagskrá skal send út að jafnaði fimm sólarhringum fyrir fund. Fundargögn eru að jafnaði aðgengileg stjórnarmönnum með rafrænum hætti tveimur sólarhringum fyrir fund eða svo fljótt sem auðið er.

c)       Fundi stjórnar má halda í rafrænu fundarkerfi þegar það á við að mati formanns stjórnar og framkvæmdarstjóra.

d)      Halda skal stjórnarfundi að lágmarki átta sinnum á ári. Tvisvar á ári er gerð áætlun um reglulega fundi stjórnar.

e)      Stjórn er óheimilt að afgreiða mál á stjórnarfundi sem varða veruleg fjárútlát eða aðrar meiriháttar ákvarðanir nema gögn um þau hafi borist tímanlega fyrir fund.

f)        Hver stjórnarmaður getur krafist stjórnarfunda. Sama rétt á framkvæmdarstjóri.

g)       Formaður stjórnar hefur í einstaka tilvikum heimild til að boða til skyndifundar með skemmri fyrirvara en starfsreglurnar kveða á um, enda sé það mat hans að málefni, sem ræða skal á fundinum þoli ekki bið.

h)      Stjórnarmaður á rétt á að láta færa í fundargerð bókun er varðar afstöðu hans til afgreiðslu mála, enda leggi hann bókunina fram fyrir lok fundar.

i)        Varaformaður stýrir stjórnarfundi forfallist formaður. Forfallist formaður um lengri tíma tekur varaformaður við skyldum formanns á meðan. Utan þess eru réttindi og skyldur varaformanns þau sömu og annarra stjórnarmanna.

 7.      Lögmæti ákvarðana.

a)       Til að stjórn sé ályktunarbær þurfa allir stjórnarmenn að hafa fengið fundarboð í samræmi við ákvæði hér að framan og að meirihluti stjórnar sé mættur.

b)      Einfaldan meirihluta þarf til samþykkis stjórnar. Séu atkvæði jöfn ræður atkvæði formanns.

 8.      Fundargerðir.

a)       Fundargerð er eftir atvikum borin upp til samþykktar og undirritunar í lok hvers fundar eða send stjórnarmönnum með rafrænum hætti næsta dag til samþykktar. Stjórn skal bregðast við með samþykki eða athugasemdum innan sólarhrings. Hafi svar ekki borist að sólarhring liðnum telst fundargerð samþykkt af viðkomandi stjórnarmanni.

 9.      Vanhæfi.

a)       Vísað er til 20. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 138/2011 um vanhæfisástæður.

b)      Stjórnarmenn eiga að koma í veg fyrir að málefni þeirra, hvort heldur persónuleg eða viðskiptatengt, leiði til beinna eða óbeinna hagsmunaárekstra milli þeirra og Eyþings.

 10.  Samskipti stjórnar og framkvæmdarstjóra.

a)       Stjórn ræður félaginu framkvæmdastjóra, gengur frá starfslýsingu hans og veitir honum lausn frá störfum. Stjórn getur falið formanni stjórnar að annast samninga við framkvæmdarstjóra um gerð ráðningarsamnings um starfskjör hans, sem stjórn skal staðfesta.

b)      Framkvæmdarstjóri tekur þátt í stjórnarfundum, með málfrelsi og tillögurétt.

c)       Framkvæmdarstjóri getur kallað aðra starfsmenn inn á stjórnarfund til kynningar á einstökum þáttum í starfseminni.

d)      Gæta þarf að því að hlutverk og valdsvið stjórnar og framkvæmdarstjóra sé skýrt svo skörun eigi sér ekki stað.

e)      Samskipti stjórnar og framkvæmdarstjóra eru yfirleitt í gegnum formann stjórnar og geta þau haft mikil áhrif á skilvirkni í störfum. Samskipti formanns stjórnar og  framkvæmdarstjóra eiga að einkennast af hreinskilni og gagnkvæmu trausti.

 

Samþykkt á 306. fundi stjórnar Eyþings

27. júní 2018